مهام السادة رؤساء الأقسام بإدارة الدراسة والامتحانات
أولاً :إجراءات قيد الطلاب المرشحين للقبول بالكلية:-
- استقبال الطلاب المرشحين للقبول بالكلية واستلام ملفاتهم سواء الحاصلين على الثانوية العامة أو الشهادات المعادلة والطلبة الوافدين ومراجعتها وتدوين بياناتهم فى قوائم يدوية بعد ترتيبها أبجديا.
- توزيع استمارات اختبارات القبول التى تجريها الكلية للطلاب المستجدين مثل:( الكشف الطبى/ الاختبار الشخصى) وتجميعها مرة اخرى لاستكمال إجراءات قيد الطلاب المرشحين.
- يتم تفريغ رغبات الطلاب حسب الشعب فى كشوف خاصة ويتم حصرها عددياً كرغبة ودرجة للتشعيب فى كل حالة ، ويتم عمل مذكرة للعرض على مجلس الكلية للاسترشاد بها فى تحديد الحد الأدنى للتشعيب فى جميع الشعب الأدبية والعلمية والتعليم الأساسى الأدبى.
- توزيع الطلاب على الشعب بناء على الحد الأدنى الذى يحدده مجلس الكلية ورغبات الطلاب.
- يستخرج الموظف المسئول بإدارة الدراسة والامتحانات إذن سداد الرسوم الدراسية ويسلمه للطلاب للتوجه إلى الخزينة .
- تسجيل بيانات إيصال الرسوم من حيث الرقم والتاريخ والقيمة بعد تسديد الطلاب للمصروفات الدراسية بخزينة الكلية وإحضارهم إيصال الدفع الى الموظف المسئول بإدارة الدراسة والامتحانات .
ثانياً: مستندات الطلاب :
- اعتماد شهادات القيد للطلاب وأوراق المدينة الجامعية واستمارات الأبحاث الاجتماعية واستمارة الاستعارة من المكتبة.
- اعتماد بيانات الحالة للطلاب الراغبين فى التحويل من كليتنا الى كليات اخرى.
- اعتماد المحتوى العلمى الذى درسه الطالب الراغب فى التحويل من الكلية خلال سنوات دراسته.
- استخراج شهادات الفصل للطلاب الذين استنفذوا عدد مرات الرسوب.
- استخراج البطاقة الصحية لطلاب الفرقة الأولى.
- استخراج كشوف بأسماء الطلاب الذين يستحقون مكافأة التفوق والحاصلين على تقدير جيدجداً لتسليمها لإدارة الشئون المالية لصرف مستحقاتهم.
ثالثا: مذكرات للعرض على مجلس الكلية:
- مذكرات لوقف قيد الطلاب عن العام الدراسى أو قبول أعذار الطلاب عن عدم دخول امتحانات سواء عن مواد أو عن فصل دراسى أو عن العام الدراسى بأكمله.
- مذكرات للسماح للطلاب الذين لهم حق دخول الامتحان من الخارج للتقدم للامتحان.
- مذكرة التشعيب لطلاب الفرقة الأولى المرشحين للكلية.
- مذكرات حرمان الطلاب الذين لم يحققوا نسبة الحضور المطلوبة فى التدريب الميدانى.
رابعاً: بيانات التجنيد :
- التنبيه على الطلاب الذكور بإحضار نموذج 2 ، 3 جند معدل من مكتب الاتصال العسكرى بالجامعة لتأجيل تجنيد الطالب لسن 28 سنة وإرسال النموذج مدون به جميع بيانات الطالب الى مكتب الاتصال العسكرى لموافاتنا بالقرارات.
- إرسال النماذج الى مكتب الاتصال العسكرى بالجامعة لتحديد موقف الطالب من التجنيد ومتابعة مكتب الاتصال العسكرى لحين إحضار النماذج مرة أخرى للكلية وتسجيلها بالسجلات الخاصة بالتجنيد.
- تسليم كمبيوتر شئون طلاب نسخة من السجلات لتسجيل بيانات التجنيد وطباعتها.
خامسا: سجلات الطلاب :
- كتابة سجلات الطلاب الخاصة بكل فرقة من واقع الملف الخاص بالطالب موضح بها اسم الطالب رباعى/حالة القيد/ نوع الطالب/الجنسية/الديانة/تاريخ وجهه الميلاد/ الشهادة الحاصل عليها وتاريخ الحصول ونوعها والمجموع/الرسوم الدراسية/اسم ولى الأمر ومهنته وعنوانه/نتيجة امتحان العام الحالى ومواد التخلف ان وجدت/ توقيع مسئول الرصد.
- تدوين إحصائية داخل السجل الخاص بكل فرقة (النوع/حالة القيد مصنفه طبقا للنوع /المحافظات مصنفة طبقا للنوع /نتيجة العام الحالى)
سادسا: أعمال الامتحانات :
- إعداد قوائم أرقام الجلوس يدوية وتسليمها لقسم الكمبيوتر لإعداد نسخ الكترونية يتم مراجعتها مرة أخرى.
- مراجعة مواد التخلف لجميع الطلاب .
- حصر رغبات الطلاب فى المقررات الاختيارية عن طريق تسجيل كل طالب رغبته بالكشوف والتوقيع أمام المقرر الذى سيؤدى فيه الامتحان وتسليمها لقسم الكمبيوتر.
- إعداد إحصائية موضح بها اسم المقرر وعدد الطلاب الذين سيؤدون فيها الامتحان مصنفين طبقا لحالة القيد(مستجد /باق/ من الخارج) بالإضافة الى عدد الطلاب الذين سيؤدى الامتحان فى المقرر من فرق أعلى(تخلفات).
- حصر مقررات التخلف التى بها تعارض وعرضها على رئيس القسم حتى يتسنى له إعداد جداول الامتحانات.
- مراجعة جداول الامتحانات للفصليين الدراسيين الأول والثانى وجداول التخلفات.
- إعداد بيان إحصائي لكل قسم على حده بعدد الطلاب وعدد اللجان وعدد الملاحظين والمراقبين ومسئولى الغياب والاحتياطى وفقاً لأيام الامتحان الموضحة بالجداول الامتحانية للطلاب.
- إعداد كشوف توقيع حضور فعلية يومية لكافة أعمال الملاحظة (مراقبين / ملاحظين /لجنة طبية /لجنة قانونية/ عمال /مسئولى غياب).
- إعداد إحصائيات يومية بحضور وغياب الطلاب واللجان الخاصة وحالات الغش وإرسالها الى إدارة الجامعة.
ثابعا: مخاطبات للطلاب:
- مخاطبة الطلاب المرشحين للكلية الذين لم يكملوا إجراءات قيدهم بالكلية.
- مخاطبة طلاب الكلية والتنبيه عليهم لسداد المصروفات الدراسية.
- مخاطبة الطلاب الذكور الذين لم يستوفوا أوراق التجنيد الخاصة بهم.
